Importância e benefícios da segurança e controle do acesso à internet nas empresas

Todos sabemos o quanto o acesso à internet está presente no cotidiano das empresas e no ambiente de trabalho corporativo em equipes. É impossível imaginar a execução de atividades em escritórios sem equipes conectadas à internet desempenhando suas atividades.

Com toda essa conectividade, inúmeros benefícios são gerados para empresas e o processo mercadológico. A comunicação entre equipes, e com o mercado, é muito mais fácil e eficiente. Os sistemas estão cada vez mais rápidos e integrados, o atendimento aos clientes se torna muito mais qualificado, a produtividade da empresa e dos colaboradores aumenta, entre outros tantos benefícios, onde cada empresa pode potencializar dentro das suas necessidades.

Porém, explorar a tecnologia e extrair dela os melhores resultados é sempre uma combinação de equilíbrio entre investir em inovações e recursos disponíveis (tanto de mão de obra como equipamentos), otimizar a utilização dos recursos e gerir os recursos para que que sejam utilizados de forma a não causar prejuízos e problemas ao negócio.

Os riscos que a internet oferece às empresas são exatamente o que iremos abordar nesse artigo. Talvez o mais relevante seja em relação à segurança na internet, que envolve perda de informações e incidência de vírus. Outros pontos importantes são em relação a produtividade e foco dos colaboradores, ociosidade e mau dimensionamento dos recursos. Vejamos então estes itens de forma mais detalhada na próximas linhas.

Segurança do acesso à internet nas empresas

Na maioria dos casos de infecção nos dispositivos das empresas, é através de usuários que acabam acessando sites nocivos a partir de links ou mensagens de e-mail falsas. Esses sites instalam vírus ou malwares que podem gerar vários tipos de problemas:

  • Comprometer o desempenho dos computadores ou da rede
  • Perda, roubo ou vazamento de informações
  • Despesas com manutenção de equipamentos e sistemas
  • Tempo ocioso dos recursos e colaboradores

Dentro desses problemas, vale destacar o sequestro de informações, conhecido como Ransomware. Nesse tipo de ataque, são instalados programas ocultos nos computadores, que criptografam dados relevantes do negócio e os tornam inacessíveis. A partir daí pedem uma chave de acesso para liberação do acesso aos dados, que é fornecida com o pagamento de um valor aos “sequestradores”.

A instalação desse tipo de malware ocorre geralmente quando o usuário acessa um site nocivo sem conhecimento e de forma imprudente, quando não atualiza o sistema operacional, utiliza softwares desatualizados ou piratas, ou até mesmo abre algum tipo de link malicioso.

A proteção contra esses riscos pode ser resolvida com medidas simples. Inicialmente é importante orientar os colaboradores para que possam identificar possíveis ameaças. Para isso, você pode baixar esse manual de utilização segura da internet e compartilhar com sua equipe, para que a preocupação com o tema seja de todos.

Também é necessário e de grande importância haver algum tipo de controle na navegação, que impeça o acesso a esses sites nocivos. O controle pode ser feito com soluções robustas como Firewall/Proxy, soluções adaptadas como Dell SonicWall e Fortinet FortiGate ou soluções mais modernas e práticas como o Lumiun Box, que é um serviço adequado para empresas de pequeno e médio porte, visando um investimento reduzido e o gerenciamento simplificado e intuitivo.

Desperdício de tempo da equipe

Existem muitas pesquisas que mostram o tamanho do desperdício dos colaboradores com a internet com acessos às redes sociais, ao e-mail pessoal, uso de smartphones, conversa com amigos e familiares, sites de entretenimento e esportes, jogos e muitos outros. Estima-se que cada colaborador gaste em média 72 minutos por dia com atividades pessoais na internet durante o trabalho, o que representa 15% do tempo de trabalho.

Convertendo esse desperdício de tempo em valores, podemos chegar a números bem impactantes. Em uma empresa com 30 colaboradores que trabalham conectados à internet por exemplo, onde o custo mensal por colaborador fica em média R$ 2 mil, considerando o desperdício de 15% do tempo, representaria R$ 9 mil mensais de desperdício. Se você quiser também calcular o custo da má utilização da internet na sua empresa, você pode utilizar nossa calculadora de desperdício de tempo.

Falta de foco dos colaboradores

Em complemento ao desperdício de tempo, outro impacto gerado pelo uso indevido da internet pela equipe é a falta de foco. Os colaboradores podem estar a todo momento acessando seus perfis nas redes sociais ou em conversas no smartphone. Isso reduz a atenção nas atividades que estão sendo realizadas e pode comprometer a qualidade das tarefas entregues e por consequência a qualidade dos serviços prestados pela empresa, podendo inclusive impactar negativamente na imagem da empresa em relação a seus clientes.

Internet lenta e baixo desempenho de sistemas e equipamentos

Em empresas onde não há gestão em relação do uso da internet pelos colaboradores, pode acabar se tornando um problema, pois alguns usuários podem estar consumindo a maior parte do tráfego da rede, fazendo downloads de arquivos, assistindo vídeos ou séries, entre outros.

A internet lenta em redes corporativas pode afetar inúmeras atividades da empresa, como o desempenho de sistemas, envio e recebimento de e-mail, comunicação e atendimento a clientes, entre outros pontos. Muitas vezes ocorre porque simplesmente alguns usuários consomem a maioria dos recursos. Diante disso, esse consumo precisa ser identificado, para que sejam tomadas medidas que corrijam o problema.

Para ter certeza que seu provedor está entregando a velocidade contratada, é recomendado utilizar algum sistema de monitoramento de velocidade de internet, boas opções são o Speedtest e o Fast.com. Outra forma de resolver esse problema, é, novamente, através de serviços que permitem o controle do uso da internet, onde é possível filtrar e limitar o que cada usuário ou equipamento pode acessar, por categorias de conteúdo, horários específicos e ainda identificar colaboradores que estejam utilizando os recursos de internet de forma indevida ou consumindo recursos além do necessário.

Despesas com manutenção e recursos ociosos

Não menos importante, são as despesas geradas diretamente com manutenção de sistemas e equipamentos. Quando um computador é infectado com algum vírus por exemplo, há o custo de solucionar esse problema, que geralmente é responsabilidade dos profissionais da área de TI, onde são geradas despesas financeiras, além do custo do tempo ocioso da equipe.

Como podemos perceber, da mesma forma que a internet traz benefícios, pode gerar alguns problemas e até prejuízos para a sua empresa. Por isso é necessário que dentro da gestão do negócio, sejam tomadas medidas que venham a proteger a empresa dos riscos, para evitar que esses inconveniente que mencionamos façam parte do dia a dia.

Para encontrar a solução ideal para a sua empresa, é necessário identificar de forma precisa quais são exatamente as necessidades e problemas que precisam ser resolvidos, avaliar os benefícios das soluções existentes, e a partir disso encontrar a melhor opção, com melhor relação custo/benefício. Na maioria dos casos, não é necessário investir em soluções de tecnologia caras e complexas, que além do investimento alto, demandam profissionais altamente especializados.

Como já falamos no artigo, a maioria dos problemas de segurança nas empresas ocorrem a partir da imprudência e falta de conhecimento dos colaboradores. Cabe aos profissionais terem responsabilidade quanto à utilização produtiva da internet. No entanto cabe à empresa, em primeiro lugar, orientar a equipe quanto aos riscos e ao uso adequado da rede, e monitorar o desempenho dos colaboradores.

A empresa também deve ter uma política de utilização da internet e smartphones definida e informar seus colaboradores a respeito. Veja um passo a passo de como criar um manual de ética e bom uso da internet no trabalho e baixe o Modelo de documento sobre política de uso da internet nas empresas.

Em complemento a isso, é recomendado a implantação de um serviço para proteger a navegação e evitar abusos dos colaboradores na internet. Para resolver esse problema de forma prática e eficiente o Lumiun Box é uma excelente opção, pois é um serviço focado em pequenas e médias empresas e permite fazer uma gestão completa do uso da internet, sem necessidade de grandes investimentos em servidores ou profissionais especializados. Para maiores informações acesse www.lumiun.com/box ou entre em contato com nossos consultores.