Home Office e CoWorking – sua empresa sem sede própria

O atual mercado, que exige maior agilidade na tomada de decisões, possibilita novidades nos formatos de trabalhos que no passado eram inimagináveis. Dentre esses, um destaque é a possibilidade de não ter mais uma sede própria para empresa, rompendo as fronteiras físicas para empreender. Hoje existem alternativas como home office e coworking.

Mas, até que ponto são interessantes esses modelos de trabalhos e qual é o mais vantajoso?Primeiramente acho importante elucidar o que seria home office e coworking.

Home office é a possibilidade de um profissional trabalhar da própria casa, sem se deslocar para o trabalho. Já coworking é um modelo de escritório compartilhado, onde se obtém um espaço profissional, mas com custos bastante reduzidos.

Considerações sobre home office e coworking

Contudo, antes de optar por uma dessas opções é preciso se aprofundar mais nos prós e contras de cada modelo:

Home office – economia que necessita de disciplina

Quando a pessoa pensa em um home office, a ideia é minimizar ao máximo os custos administrativos que ela possui, tais como aluguel de escritório, gastos com transportes e refeição. Com certeza isso é uma realidade, e outros benefícios como também podem ser somados, como eliminação do tempo de deslocamento aos trabalhos e a possibilidade de ficar mais à vontade para criar.

Porém, muitas vezes as pessoas ao optar por esse caminho esquecem um pequeno detalhe. É necessária muita organização e disciplina para optar pelo home office. A possibilidade de ficar mais relaxada pode fazer a pessoa produzir com melhor qualidade em alguns casos, mas, para outras esse pode resultar em perda de foco profissional. Principalmente, quando o espaço é compartilhado com familiares.

Outro ponto que deverá ser levado em conta é que não se elimina todos os custos de um escritório, pois, nessa conta deverão ser considerados gastos com materiais de escritórios, energia, telefone, dentre outros. E o ponto mais complicado nessa opção se torna a necessidade de receber um cliente para uma reunião de negócios, para a qual o espaço da residência deverá estar totalmente adaptado.

Coworking – pagando pouco pelo lugar adequado

A opção por um coworking trará um custo um pouco maior do que a do home office, contudo, muito menor do que o aluguel de qualquer escritório, existe também a dificuldade de ter que se deslocar para local de trabalho e de que muitas vezes o local não possui a estrutura ideal (principalmente os gratuitos).

Em contrapartida, as vantagens são muito grandes, pois, terá um espaço profissional para trabalhar, podendo ter um maior foco. Além disso, poderá optar por um espaço com localização estratégica para os negócios e que também estará apto para receber clientes para reuniões (opte por espaços que disponibilizem essa opção gratuita).

Ponto favorável é que pesquisando se poderá encontrar escritórios de coworking que possibilizam todo o suporte de um escritório incluso em um único valor, possibilitando até mesmo recepcionistas e atendentes com atendimento personalizado. Além de ter suporte técnico em caso de problemas técnicos.

Existe também o benefício da estrutura que possibilita o crescimento do negócio, pois, se precisar contratar terá só a necessidade de aumentar os espaços locados. Por fim, esses locais são ideais para realização do network, já que dividirá os profissionais com outros profissionais que podem abrir outras opções de negócios.

Enfim, não existe uma resposta exata para a questão apresentada, tudo dependerá de qual será a real necessidade do profissional e, principalmente, a capacidade de adequar sua produtividade a esses modelos. Sendo assim necessário grande planejamento antes de escolher entre home office e coworking.

Sobre o Autor
Fernando Bottura – executivo e fundador da GoWork, mantém em São Paulo várias unidades de escritórios compartilhados

Ser perfeccionista torna a pessoa improdutiva

Grande parte das pessoas quer ser perfeita a todo instante, no entanto, não enxerga que esse é um hábito que rouba um tempo que poderia ser utilizado em outras ações mais importantes.

Sabe aquela pessoa que tem uma tarefa, como uma apresentação de trabalho, e que, na hora de formatar a ideia, fica insatisfeito com o resultado e sempre quer um pouco mais?

Além disso, toda vez que olha para o documento, acha que deve fazer mais um ajuste? Esse é tipo de profissional que sempre acredita que pode melhorar o trabalho.

O grande problema disso tudo é que estamos falando de algo inatingível e subjetivo, pois nem sempre o que é perfeito para um será para o outro também. Conseguir parar de buscar o ótimo e ser bom é a melhor alternativa para se livrar da mania de querer sempre fazer da melhor maneira possível.

Afinal, o ótimo é inimigo do bom. Quando alguém realiza um bom trabalho, que gerou um resultado positivo e com um nível superior de qualidade, é a hora de parar, isso já é mais que suficiente. Não é necessário ficar enfeitando, pois só gera perda de tempo.

Porém, quando falo em ficar satisfeito com o bom, não significa que é para entregar um trabalho ruim. A frase do general americano George Patton resume bem isso: “o feito é melhor que o perfeito”. Eu concordo com isso e ainda acrescento que o feito é melhor que o malfeito, o que não significa ser excelente.

Ou seja, cada um deve criar o seu padrão de qualidade e, ao atingir esse ponto, parar a tarefa. Do contrário, sempre terá vontade de ir além e isso resultará em frustração, pois é impossível atingir a perfeição. A dica que dou é saber limitar o tempo para as atividades.

Por exemplo, caso a pessoa tenha uma tarefa que gastará, em média, 40 minutos para finalizar, o ideal é que ela coloque como prazo máximo uma hora e encerre quando atingir esse tempo. É importante aprender a impor limites nas tarefas diárias e enxergar que é possível agir dessa maneira em qualquer situação.

Nunca devemos ir além dos nossos limites, por isso, se parecer impossível estipular a hora certa de parar, peça ajuda para outra pessoa, que consiga dizer em que momento o trabalho atingiu o nível esperado. Viver em busca da excelência em tudo o que realiza estraga o mindset produtivo, as pessoas que desejam alcançar o sucesso precisam ter a cabeça focada na produtividade.

Dessa forma, fica muito mais fácil realizar um bom trabalho, capaz de gerar resultados com qualidade, sem se preocupar com a perfeição.

Sobre o Autor
Christian Barbosa é o maior especialista no Brasil em administração de tempo e produtividade, é CEO da TriadPS, empresa multinacional especializada em programas e consultoria na área de produtividade, colaboração e administração do tempo.


Estratégias para criar uma equipe mais produtiva

Toda vez que sou questionado a respeito de produtividade no ambiente de trabalho, ressalto que não podemos criar uma empresa produtiva. O que podemos fazer é tornar as pessoas mais produtivas. Pessoas produtivas são capazes de formar uma equipe mais produtiva e, consequentemente, tornar a empresa mais produtiva.

Quando se aborda o tema produtividade, algumas reclamações são bem comuns dentro das empresas. Muitos gestores costumam dizer que a equipe está apresentando dificuldades de rendimento e há também profissionais que se queixam de trabalhar em uma empresa na qual as tarefas sempre aparecem na última hora e são urgentes.

Para criar uma equipe mais produtiva precisamos aprender olhar para a base dos acontecimentos diários. Só assim será possível ter um nível superior de performance.

Sua equipe mais produtiva

Para aqueles que sofrem com essa questão, selecionei cinco estratégias que vão ajudar a tornar sua equipe mais produtiva, confira:

1 – Tenha objetivos claros

A primeira grande ação para melhorar a performance da equipe é ter clareza dos objetivos. A pessoa que não sabe por qual caminho seguir se perde, principalmente, na priorização, tudo fica urgente e elas não sabem ao certo por qual caminho seguir.

É preciso entender claramente o que deve ser feito, por exemplo, qual é a entrega do dia, mês, semana ou até mesmo semestre. Só é possível definir prioridades quando temos em mente o que deve ser feito.

2 – Tenha indicadores definidos

As pessoas gostam de saber como está seu desempenho profissional, por isso não basta, simplesmente, ter metas. Esse é um dos grandes erros que as empresas cometem, pois elas criam objetivos, comunicam a equipe e depois não dão nenhum tipo de retorno em relação ao trabalho.

Quando falamos de metas, estamos nos referindo a indicadores que vão mostrar se estamos próximos ou distante do objetivo.

Uma dica é usar um Indicador Chave de Performance, conhecido por KPI (Key Performance Indicator), que pode ser criado com base no número de vendas que a empresa realiza, no volume de horas extras ou no progresso de um projeto ao longo da semana, de acordo com a necessidade de cada organização ou equipe. O importante é ter um indicador que faça o time ver o que está acontecendo.

3 – Tenha uma ferramenta de gestão

Busque uma ferramenta que auxilie na gestão das tarefas e que ajude a delegar de forma mais eficiente. Ferramentas como o Neotriad, por exemplo, viabilizam a organização do trabalho, o que permite a discussão de prioridades reais e possibilita o mapeamento de indicadores.

Ao visualizar tudo o que está acontecendo ao longo de um período, o gestor consegue ter mais liderança em suas mãos e, consequentemente, a performance da equipe melhora, pois os profissionais aprendem a gerenciar melhor suas atividades.

4 – Crie padrões de comunicação

Tenha padrões para delegar tarefas internamente, para comunicar mudanças no projeto ou sempre que precisar acionar a equipe. Uma sugestão é ter um profissional responsável por delegar as tarefas da equipe. Ele receberá as demandas e alocará na rotina do time. Dessa forma, com todas as tarefas em um ponto central, é possível facilitar a comunicação e o processo de gestão.

5 – Tenha uma estratégia para envolver sua equipe

Nesse sentido, é importante termos uma estratégia para ajudar as equipes a aprenderem com os erros e serem parabenizadas pelos acertos. As pessoas gostam de feedback, por isso, no momento que é identificado um erro é preciso conversar com o profissional e corrigi-lo, agora, quando está ele certo, é preciso parabenizar ou recompensar de alguma forma para que ele se sinta parte do processo.

Com as dicas em mãos, lembre-se que não melhoramos a performance de uma equipe apenas com mudanças na empresa, só temos condições de fazer diferente no momento que ajudamos as pessoas a serem mais produtivas em sua rotina.

Sobre o Autor
Christian Barbosa. Maior especialista no Brasil em administração de tempo e produtividade, é CEO da Triad PS, empresa multinacional especializada em programas e consultoria na área de produtividade, colaboração e administração do tempo.

Ministra treinamentos e palestras para as maiores empresas do país e da Fortune 100. Autor dos livros “A Tríade do Tempo”; “Você, Dona do Seu Tempo”; “Estou em Reunião”; co-autor do “Mais Tempo, Mais Dinheiro”; e “Equilíbrio e resultado – Por que as pessoas não fazem o que deveriam fazer?”. Sua mais recente obra: “60 Estratégias práticas para ganhar mais tempo”.

Como negociar prioridades

Passamos boa parte de nosso tempo negociando formas para conseguir realizar todas as tarefas dentro do prazo. Por isso, seja com seu chefe, colega de trabalho ou cliente, é importante ter clareza do que é prioritário e deve ser feito, caso contrário tudo vira urgente e você acaba se perdendo. Negociar prioridades é essencial para a gestão do tempo.

Caso você seja uma pessoa que está tentando organizar o trabalho e cumprir a sua agenda, uma dica é não se desesperar, pois é possível se organizar e colocar as tarefas em dia.

Basta reservar um tempinho para se planejar e saber negociar as prioridades de seu dia, assim você conseguirá realizar as atividades dentro do prazo. Para auxiliar nisso, selecionei cinco formas de você negociar e estabelecer prioridades na sua vida.

  1. Tenha controle do seu dia – Não adianta querer priorizar se você não tiver um planejamento, são coisas ligadas, mas que acontecem em uma ordem. Primeiro eu preciso puxar da cabeça tudo que tenho para fazer, depois eu planejo isso nos próximos 3-5 dias e aí eu priorizo diariamente o que deve ser feito primeiro e depois. Se você não sabe o que deve fazer e ficar apenas recebendo e-mails ou lembranças te dando ordens do que fazer você não vai conseguir priorizar de forma eficaz.
  2. Antecipe ao máximo – Sempre que possível não espere a prioridade virar urgência para fazer. Quanto mais antecedência você tiver, mais flexibilidade terá na hora de definir o momento certo de execução. Adiar uma prioridade que tem prazo para um momento de melhor performance pessoal é super saudável, o problema é quando você tem de fazer a prioridade porque é o limite da entrega.
  3. Negocie prioridades antes de serem urgências – Se você sabe que algumas prioridades dependem de terceiros, não espere que eles lembrem da prioridade na ultima hora. Você não pode mudar o modo das pessoas se planejarem, mas o seu planejamento pode inferir na boa produtividade de toda a equipe. Pequenos e-mails de lembrete ou de oferecimento de ajuda ajudam a relembrar a tarefa.
  4. Negocie com seu chefe – Eu não aceito quando delego uma tarefa e a pessoa simplesmente retorna: “não dá para fazer”. Não dá por que? Quais as prioridades? É bem diferente quando eles chegam e falam: “eu estou com essas prioridades na semana, o que você acha que deve ser priorizado?”. O líder tem de saber o que é prioritário, juntos vocês podem negociar as prioridades e os prazos. Haverá dias que vai precisar de “tempo extra”, mas na maior parte dos casos deverá ser possível ajustar.
  5. Negocie com base no resultado – Caso tenha dúvidas do que deve ser priorizado, eu sugiro “elevar” o questionamento para as metas, momento, visão ou missão da empresa. Precisa aumentar o faturamento? Priorize as atividades de faturamento. Precisa aumentar a qualidade de serviço? Priorize o atendimento ao cliente. Priorizar significa dar uma ordem de execução, não esquecer a atividade, por isso, saber o momento certo de fazer se torna imprescindível nessa decisão.Caso você perceba que a sua agenda está ficando caótica com o excesso de prioridades, algo pode estar errado com a forma como tem planejado a sua vida.

Em alguns momentos, esse caos se torna inevitável, mas isso precisa ser passageiro, o que exige um período de dedicação para que tudo volte ao normal. O mais importante é saber usar o tempo com sabedoria.

O Autor: Christian Barbosa é o maior especialista no Brasil em administração de tempo e produtividade, é CEO da Triad OS.

5 passos para ganhar dinheiro usando o WhatsApp

Ganhar dinheiro com o Whatsapp

A velocidade de comunicação proporcionada pelas últimas tecnologias vem sendo utilizada, em especial nas redes sociais e aplicativos, como estratégia para melhorar os negócios. É o caso do WhatsApp, um aplicativo de bate-papo que já tem mais de 47 milhões de usuários no país e que, justamente por alcançar tanta gente, ganhou uma função para lá de lucrativa entre comerciantes e autônomos.

Márcio Ribeiro, professor de Marketing Digital da Universidade Presbiteriana Mackenzie, ressalta que o aplicativo, assim como outros, ultrapassou fronteiras das relações sociais, indo além do uso recreativo. “Uma empresa precisa estar atualizada, senão fica para trás. No cenário das novas tecnologias, abre-se espaço também para novos profissionais, qualificados por dominarem as redes sociais e aplicativos”, diz o especialista. Uma mão de obra relativamente barata para as empresas vira chance de grana extra para muitos autônomos. Continue reading ‘5 passos para ganhar dinheiro usando o WhatsApp’ »

Cinco estratégias para tornar sua manhã mais produtiva

Como ter uma manhã com mais produtividade

Uma pesquisa realizada nos EUA apontou que o período da manhã é o mais estressante para pais e mães. A analise destacou que o pico do estresse acontece sempre pela manhã, geralmente no horário em que os pais estão indo ou voltando da escola dos filhos. Além disso, o organismo sofre as consequências dessa agitação por 2h30, período em que o coração fica mais acelerado, resultando no aumento do nível de cortisol na corrente sanguínea, hormônio do estresse.

No entanto, não são apenas os pais que sofrem no início do dia. As manhãs costumam ser menos produtiva para grande parte das pessoas e, em alguns casos, por mais que a pessoa tente, ela não consegue render logo cedo, isso vai contra o funcionamento do relógio biológico dela. Afinal, com uma manhã mais produtiva seu dia inteiro será mais produtivo. Continue reading ‘Cinco estratégias para tornar sua manhã mais produtiva’ »

Como ser uma pessoa produtiva

Como ser uma pessoa produtiva
A internet é uma ferramenta poderosa e que agiliza muitíssimo a realização de diversos processos em nossas vidas. Através da internet evitamos ir ao banco, aos órgãos públicos, realizamos reuniões online, substituímos reuniões por e-mails, solicitamos documentos sem precisar ir ao cartório, compramos em grandes redes de lojas sem nos locomover aos grandes centros comerciais, estudamos cursos gratuitos e oferecidos por grandes escolas reconhecidas mundialmente, realizamos excelentes pesquisas e trabalhos acadêmicos sem sair de casa, divulgamos eventos que julgamos interessantes com nossa rede de amigos, implantamos softwares em nossas empresas sem precisar desenvolvê-los ou conhecer os desenvolvedores, entre muitas outras tarefas que podemos realizar de maneira prática, rapidamente e a baixo custo. Muitas facilidades nos são oferecidas através da internet e esta ferramenta mudou e tem mudado a cada dia mais a realidade do mundo em que vivemos.

Diante de tantas informações a que temos acesso através da internet, uma importante habilidade precisa ser desenvolvida ou mantida, tanto por gestores como por empregados de alta performance, é a produtividade. Afinal, como ser uma pessoa produtiva?

A produtividade é algo que pode ser alcançado com muito mais facilidade através do uso da internet porque com ela temos a oportunidade de poupar tempo na realização das tarefas, mas através dela também temos acesso a tantas informações que se não mantivermos o foco, nos tornamos pessoas improdutivas e com sensação de sobrecarregadas o tempo todo.

Algumas técnicas podem ser usadas para garantir que sejamos pessoas comprometidas com os bons resultados das tarefas que estamos realizando, o que nos caracteriza como pessoas produtivas. Gostaria de frisar para você que ser produtivo vai além de simplesmente alcançar os objetivos estipulados para o dia, a semana, o mês ou o ano. É uma questão de auto-realização.

Quando traçamos objetivos, sejam eles de que natureza for o nosso cérebro começa a se programar para a realização das etapas necessárias para alcançarmos as metas traçadas e conseqüentemente os objetivos propostos. Neste processo, começamos a lutar por aquilo. Se o objetivo é profissional, por exemplo, vamos para o escritório a partir das 07h30min, nos sentamos em frente ao computador e começamos a realizar as tarefas, com o telefone do lado.

O problema é que ao ligarmos o computador, as redes sociais são conectadas automaticamente, a caixa de e-mails também está acessível e muitas vezes, com suas notificações na tela, ao abrir um site para realizar um daqueles processos descritos acima aos quais a internet nos ajuda a agilizá-los, aparece um banner sobre um produto que temos o interesse de nos informar a respeito, a área de trabalho às vezes não está como gostaríamos, entre outras distrações.

O telefone do lado, deveria facilitar a nossa vida, afinal, hoje temos a facilidade de termos um telefone móvel sempre conosco, o que evita ter que esperar chegar em casa, ou ir ao telefone público, para ligar para alguém e resolver algo que está pendente. Mas, infelizmente, muitas vezes, somos seduzidos por essas tecnologias que foram desenvolvidas com ótimas intenções e são ferramentas poderosas de resolução de problemas e execução das tarefas diárias e ao invés de elas serem administradas em nosso favor, nos comportamos como subordinados a elas, cedendo sempre aos seus “bips” e assobios.

A produtividade consiste em chegarmos ao limite do tempo que determinamos para a realização de determinada tarefa com a missão cumprida. Satisfeitos, talvez, até por termos superado o prazo estabelecido, afinal, temos poderosas ferramentas que trabalham em nosso favor na economia do tempo.

Quando conseguimos alcançar nossos objetivos, nos sentimos pessoas realizadas, produtivas, talvez estejamos cansados, mas, ainda assim, sentimos que o dia, por exemplo, valeu a pena. Quando não alcançamos, temos a horrível sensação de que o dia não foi produtivo, o tempo não foi suficiente, as pessoas não colaboraram conosco, os imprevistos surgiram na hora errada, dentre outros pensamentos que permeiam quando passamos o dia desviando do foco, apagando a incêndios que muitas vezes, são criados por nós mesmos através da bola de neve que a improdutividade ou a centralização das tarefas geram para nós.

Dizemos que as horas estão passando muito rápido e, muitos de nós já se acostumaram a justificar para si mesmo ou para os outros a não conclusão dos projetos, das tarefas ou o não cumprimento das metas por falta de tempo.

A produtividade depende muito mais de nós mesmos do que dos outros. Ser uma pessoa produtiva consiste na maioria das vezes em ter compromisso com as metas, foco nas tarefas em execução e discernimento para decidir entre o que deve e o que não deve ser feito naquele momento com base em nossos objetivos e prazos. O planejamento das etapas necessárias para alcançar os objetivos é uma ferramenta fundamental no processo da produtividade e você poderá aprender mais sobre este assunto no e-book Desenvolva técnicas de produtividade e surpreenda com altos resultados.

Deyviane Teixeira é administradora do site http://www.pessoaseresultados.com.br, vice presidente da ONG NCBN- Núcleo Cristão Brasil para as Nações, em Montes Claros-MG e Treinadora Certificada no Modelo de Personalidade Persolog.

Produtividade: uma questão de eficiência

Você ouve falar de produtividade a toda hora. Sabe que melhorar esse quesito significa ser mais eficiente. Em períodos de conjuntura econômica desfavorável, como a que enfrentamos atualmente no Brasil, isso cai como uma luva no seu empreendimento. Fazer mais sem aumentar gastos é o ideal.

Negócios de qualquer porte e setor podem elevar a produtividade. Basta evitar retrabalho e perdas de matéria-prima, aprimorar processos e fazer bom uso do tempo e dos recursos disponíveis.

Imagine que você é dono de uma lanchonete cujo pico do movimento é no horário do almoço, quando as pessoas frequentemente têm pressa para comer. Como seu número de mesas é fixo, você vai ganhar mais se houver um giro maior de consumidores (outros fatores influem, mas vamos nos ater apenas a este).

Obviamente, ninguém vai acionar um cronômetro e expulsar o cliente ao soar o alarme. Mas se houver rapidez para atender aos pedidos e agilidade na cobrança teremos um avanço na produtividade. Para isso, é necessário ter uma boa organização na cozinha e no salão. Empresário que demora para entregar a conta e o troco ou obriga o consumidor a perder tempo na fila do caixa, atira no próprio pé.

Melhorar a produtividade requer estabelecer metas internas – no nosso exemplo, trata-se de definir um tempo máximo para o pedido, a conta e o troco chegarem à mesa ou eliminar filas para pagar. Significa também qualificar a equipe para agir com presteza e com o mínimo de erros. Um prato servido que volta porque precisa ser trocado é um desastre.

Em qualquer atividade, material com problemas, falta de algum item e “gambiarras” minam o negócio. Reduza o tempo de preparação das atividades e a distância entre equipamentos e recursos. Quando possível, tarefas cansativas têm de ser automatizadas.

Controle e analise os resultados. Veja quantas unidades podem ser produzidas por minuto, o custo de cada uma e estude como aumentar o volume sem perder qualidade. Mesmo sendo a mão de obra seu maior gasto, não caia na vala comum de reduzir a equipe e sobrecarregar os que ficam. Essa economia só vai prejudicar o desempenho dos funcionários.

Veja onde estão os pontos fracos, busque soluções e aperfeiçoe tudo o que puder. O resultado infalivelmente vai aparecer.

Bruno Caetano, diretor superintendente do Sebrae-SP.
Twitter – @bcaetano