Papéis em Gerência de Projetos

Papéis em Gerência de Projetos

15 de julho de 2004 Off Por maurelio

A Gerência de Projetos trata do planejamento e controle de projetos, garantindo que os objetivos sejam atingidos dentro do tempo e com os recursos determinados.

Gerenciar um projeto significa, resumidamente, planejar a sua execução antes de iniciá-la e, a seguir, acompanhar a sua execução, identificando e resolvendo conflitos e atividades críticas.

No planejamento do projeto são estabelecidos os objetivos, identificadas as tarefas a serem realizadas e o seu encadeamento baseado nos recursos necessários e disponíveis. O controle do projeto se dá pelo acompanhamento e avaliação do progresso e do desempenho através de um sistema ordenado preestabelecido, com as ações corretivas sendo tomadas sempre que necessárias.

As vantagens advindas de um projeto bem administrado se resumem, basicamente, em que a execução não diferirá significativamente do planejamento. E um bom planejamento implica que um projeto poderá ser executado em prazo e custo adequados e com a melhor qualidade possível.

Gerenciar Projetos é uma Tarefa Complexa

Coordenar o trabalho de pessoas de diversas áreas para o cumprimento de prazos, orçamento, lucratividade e especificações técnicas talvez seja mais trabalhoso, complexo e estressante do que o esperado.

Além de conseguir que as atividades previstas sejam realizadas conforme planejado, atacando sempre os desvios e retardos, o gerente precisa fazer um constante exercício de antecipação de futuras possibilidades de falha, para minimizar os desvios ao plano. A pressão para o cumprimento da meta é permanente. Se, durante a execução do projeto, ocorrem atrasos, estouro de orçamento, problemas técnicos, etc, a pressão pode atingir níveis estressantes.

Mesmo quando está “tudo em dia” não pode haver esmorecimento, pois fatos novos podem surgir (por exemplo, vindas da concorrência ou da legislação) e a situação pode ficar preta. Para piorar, a lei de Murphy encontra no ambiente de projetos o seu habitat natural. Por tudo isto, gerenciar projetos é uma tarefa para profissionais experientes e com um perfil adequado. Quando isto ocorre, eles “correm” com mais naturalidade.

De uma maneira ampla, podemos dizer que o processo de gerência de projetos se baseia nos seguintes pilares:

  • Estabelecimento da meta (objetivos + prazos + valores).
  • Estabelecimento do escopo (descrição de o que vai ser efetivamente produzido).
  • Divisão do projeto em etapas.
  • Em cada etapa são executados os seguintes processos gerenciais:
    • Inicialização
    • Planejamento
    • Execução
    • Controle
  • Encerramento

Os processos abrangem nove áreas de conhecimento:

  1. Escopo
  2. Tempo
  3. Custo
  4. Qualidade
  5. Integração
  6. Recursos humanos
  7. Suprimentos
  8. Comunicação
  9. Riscos.

Portanto, gerenciar um projeto é executar os processos gerenciais sobre as nove áreas de conhecimento, durante o seu ciclo de vida, para atingir a meta preestabelecida. Por estar inserido no ambiente da organização, muitas vezes o gerente do projeto necessita se envolver com áreas contíguas, tais como planejamento estratégico e gerenciamento da produção ou de operações rotineiras.

Sucesso e Meta

Chama-se meta do projeto ao seu objetivo gerencial, acrescido de um prazo e um custo. Este é um dos componentes para se medir o sucesso do projeto e deve ser definido tão cedo quanto possível. Geralmente o sucesso de um projeto é medido por:

  • Cliente satisfeito
  • Valores quantitativos (prazo, custo e qualidade) atingidos
  • Moral da equipe alto.

Para alguns tipos de projetos (marketing, transformação organizacional, construção, etc) a porção “valores quantitativos” da meta deve ser desdobrada, mostrando, por exemplo, quanto se pretende gastar por mês e por departamento. O cumprimento destas metas intermediárias passa a ser igualmente importante para garantir que a meta total seja atingida.

Escopo e Cronograma

O escopo do projeto (descrição do que vai ser feito) é o detalhamento do objetivo gerencial presente na descrição da meta e, geralmente, costuma ser representado pela EAP – Estrutura Analítica do Projeto. É a partir da análise dos níveis mais baixos da Estrutura de Divisão do Projeto (denominados “pacotes de trabalho”) que criamos o cronograma do projeto. Por exemplo, um nível da EDP pode ser “telhado” e o cronograma teria um conjunto de tarefas para que o telhado fosse construído.

Recursos Humanos

Visto que projetos são conduzidos por pessoas, aspectos como liderança, formação de equipes, motivação, conflitos, comunicações, etc, são importantes para um final de sucesso. Este é um dos aspectos da chamada “Gerência de Projetos Moderna”. O gerenciamento de recursos humanos é um dos componentes fundamentais da gerência de projetos. Embora os conceitos e técnicas sejam semelhantes aos encontrados na ciência geral da administração, eles devem ser implementados obedecendo às peculiaridades de gerenciamento de projetos, O sucesso dos projetos requer uma mistura adequada de habilidades técnicas, humanas e conceituais.

O Plano de Ação

Chamamos de Plano de Ação a um documento escrito contendo a estratégica para a execução do projeto. Nele estão presentes os conceitos mostrados anteriormente (meta, escopo, cronograma, etc). A confecção de um bom plano de ação é meio-caminho para o sucesso do projeto.

Gerência à vista

O acompanhamento do projeto é realizado pela utilização de técnicas diversas, tais como inspeção e reuniões. Um aspecto chave é a “gerência à vista”, pela qual se consegue mostrar, para todos os envolvidos, aspectos chaves do projeto. O meio físico geralmente é uma parede, onde são colocados os gráficos e tabelas de acompanhamento. A gerência à vista cria um clima de realismo e de desafio.

Os Papéis em um Projeto

O Cliente – O cliente é o principal personagem, por ser a razão da existência do empreendimento. Dentre os critérios de sucesso de um projeto, certamente “cliente satisfeito” é o principal.

O Gerente do Projeto – O gerente do projeto é o principal responsável pelo cumprimento da meta do projeto. Será através de sua positiva atuação que a equipe de execução conseguirá uma produtividade adequada, dentro de um ambiente de alto morai.

Alta Administração – As altas administrações, tanto do cliente como do executor, são peças importantes neste cenário por possuírem uma visão macro de suas empresas (missão, estratégia, políticas, etc). Elas participam quando do estabelecimento das metas do projeto e em momentos críticos do acompanhamento da execução do projeto.

A Equipe do Projeto – Projetos podem envolver desde uma única pessoa a milhares. Podem envolver um único setor de uma empresa ou podem cruzar as fronteiras organizacionais e podem também implicar parcerias entre organizações.

Fornecedores Externos – Sua importância reside no fato, muitas vezes, de serem responsáveis por parcelas significativas do projeto.

Os Vizinhos da Projeto – Chama-se de “vizinhos do projeto” a indivíduos ou organizações não diretamente ligados ao projeto, mas cujos interesses podem ser positiva ou negativamente afetados com o resultado da execução do projeto ou do seu término com sucesso. Alguns exemplos: sindicatos, ambientalistas, políticos, imprensa, etc. Portanto, os vizinhos são todos aqueles que podem, eventualmente, influir na evolução do projeto. Dependendo das circunstâncias, o gerente de projeto deve estar atento a estes personagens.

Autor: Marco Aurélio de Lima (maurelio@malima.com.br, http://www.malima.com.br)

 

Bibliografia

Gerência de Projetos de Softwares – Técnicas e Ferramentas