O que é Intranet

O que é Intranet

19 de agosto de 2004 Off Por maurelio

Todos concordam que a Internet revolucionou a comunicação entre as pessoas e corporações. Todos concordam que a rede mundial de computadores veio para dar maior agilidade e democratizar a publicação de informações. O enfoque de uma intranet é aplicar ferramentas e tecnologias da Intranet e obter a mesma revolução dentro da companhia.

O que é Intranet

Uma Intranet é uma rede privada de computadores baseada nos padrões de comunicação da Internet. É uma versão reduzida da Internet que somente os membros de uma organização podem ver. Essas webs internas estão em uma explosão de crescrimento no uso e aprendizado da tecnologia da Internet.

Os anos recentes viram um crescimento exponencial no número de companhias conectadas à Internet. No começo do uso da Internet, as companhias conectaram seus servidores de correio eletrônico à Internet. O passo seguinte foi publicar websites com informações corporativas. A tendência agora é usar as mesmas ferramentas de publicação de informações para o mundo para publicar informações dentro da rede privada, a Intranet.

Por que implantar uma Intranet

As companhias buscam soluções de arquitetura aberta e com boa relação custo-benefício para a distribuição de informações através de sua organização. Os empregados querem informações melhores e mais rápidas. A Intranet oferece esta solução.

Como na Internet, o Web Browser (Navegador Web) é a interface universal para a Intranet. Nunca antes uma companhia teve a habilidade de instalar uma rede em que todas as operações pudessem ser executadas com uma única interface que pode ser executada nas mais variadas plataformas de hardware e software. Agora o usuário Unix pode se comunicar com o usuário MAC, que pode se comunicar com o usuário Windows.

Esta interface universal diminui a curva de aprendizagem de novos aplicativos, diminui a necessidade para versões aperfeiçoadas de software proprietárias para o computador cliente e fornece um comportamento padrão para todos os aplicativos.

Uma Intranet é surpreendentemente barata para implementar. Browsers como o Internet Explorer da Microsoft são quase grátis. Um servidor de Web pode ser instalado por poucos dólares e alguns podem até ser baixados gratuitamente da Internet. Muitas companhias podem manter uma Intranet com só uma pessoa. Com o advento das ferramentas de autoria de conteúdo HTML, a publicação de documentos na Intranet fica cada vez mais fácil.

A Intranet é uma forma de tornar as informações mais acessíveis aos empregados. A Intranet pode reduzir o gasto de papel de muitos aplicativos de escritório. Com a informação publicada na Intranet, a companhia ganha em agilidade e exatidão na tomada de decisões, uma vez que informações podem ser distribuídas em tempo real a todos os que dela necessitem.
Em resumo, os benefícios de uma Intranet incluem:

  • Unifica as informações para todos os empregados, não importando sua localização geográfica
  • É muito fácil para implantar e administrar
  • Possui arquitetura aberta
  • Utiliza uma interface universal
  • Apresenta baixo custo de implementação
  • Conecta todas plataformas de sistema operacional
  • Oferece uma ótima relação Custo-Benefício
  • Oferece acesso mais rápido a informações
  • Melhora a tomada de decisão
  • Facilita o compartilhamento de conhecimento
  • Reduz o tempo e custo de desenvolvimento de novas aplicações

Quais os obstáculos para a implantação de uma Intranet

Sempre que se introduz uma nova tecnologia surgem obstáculos a superar. A implantação da Intranet não é exceção. Segue abaixo alguns pontos:

  • Excitação pela tecnologia – Na Intranet podem ser publicados texto, documentos, áudio e vídeo. Isto nunca antes foi possível em uma rede interna. Os empregados podem ficar realmente excitados com a tecnologia e demandar cada vez mais aplicativos. Os administradores de sistema devem monitorar cuidadosamente o tráfego na rede para preservar os recursos e evitar impacto sobre o desempenho das demais aplicações.
  • Temor dos Empregados – Alguns gerentes podem resistir à Intranet porque ela disponibiliza informações rapidamente a todos os empregados, incluindo os de nível mais baixo. Informação é poder e os gerentes talvez tenham de ser convencidos de que dar informação aos usuários não porá seu trabalho em risco.
  • Recompensa para Colaborador – A Intranet é baseada na construção cooperativa e no compartilhamento de informações. Algumas empresas promovem sistemas de recompensas aos colaboradores, estimulando-os a compartilhamento das informações, procedimentos, normas, políticas e conhecimento. Isso costuma ser um fator de sucesso da Intranet.

Quem pode usar a Intranet

Virtualmente qualquer departamento que precisa de informações pode se beneficiar de uma Intranet. Veja alguns exemplos abaixo.

Recursos humanos

  • Diretório de vagas para aproveitamento interno
  • Desenvolvimento de carreira e treinamento
  • Formulários para coleta de informações
  • Publicação de indicadores de resultados
  • Mecanismos de busca a informações especializadas
  • Catálogos on-line

Escritório Corporativos

  • Comunicação e colaboração on-line
  • Calendário de eventos corporativos
  • Links para recursos da companhia e ferramentas
  • Gerenciamento e acompanhamento de projetos

De que preciso para construir uma Intranet

Toda Intranet contém alguns componentes básicos. As companhias escolhem prover algum ou todos estes interiormente enquanto outros vão para fora de consultores. Os componentes básicos de uma Intranet estão listados abaixo.

  • Rede – Uma Intranet requer uma rede executando o protocolo TCP/IP. Deve haver bastante banda passante para o tráfego envolvido, incluindo dados multimídia.
  • Segurança – Para manter sua rede livre dos hackers da Internet que tentam acessar informações da companhia é necessário instalar um programa Firewall. A conexão da Intranet à Internet não é obrigatória. É perfeitamente possível ter uma Intranet completamente funcional sem acesso a redes externas.
  • Hardware e Software – A Intranet requer um servidor Web. O servidor pode rodar sobre os mais variados sistemas operacionais, como Unix, Mac ou Windows. Há diversos fabricantes de software servidor que entrega os arquivos de HTML para o browser. Os fornecedores integram um servidor Web como parte do Sistema Operacional, como o Internet Information Server da Microsoft. O empregado precisará de uma Browser no desktop. Os publicadores de conteúdo usarão ferramentas de autoria. Os usuários usarão um mecanismo de busca, como o Google para encontrar rapidamente as informações desejadas.

Passos para o desenvolvimento da Intranet

Geralmente, as grandes corporações não abraçam novas tecnologias. Elas costumam ser mais conservadoras e aguardar o maior amadurecimento das ferramentas de suporte, somente adotando tecnologias testadas e consolidadas. As ferramentas componentes da Intranet já atingiram um bom grau de amadurecimento e estabilidade.

As pessoas que controlam a tecnologia da informação estão cientes da tecnologia de Internet e que ela pode oferecer uma solução de custo efetivo como plataforma operacional. Mesmo assim, é necessário justificar os custos de toda a fase de desenvolvimento da Intranet.

É fundamental que os usuários sejam treinados e que cada um entenda seu papel como publicador de conteúdo e o papel dos moderadores, que fazem a verificação prévia de algumas informações. Em seguida, é necessário identificar quais das aplicações atualmente executadas irão interagir com a Intranet, e como. Essa etapa normalmente resulta em uma longa lista que será atendida ao longo dos primeiros meses de desenvolvimento.

Novas aplicações devem manter o mesmo fundamento de funcionamento, uma vez que um dos principais atrativos da Intranet é a padronização de interfaces e redução da curva de aprendizagem dos aplicativos.

Quais são os impactos

De acordo com os muitos casos estudados, a Intranet corporativa traz redução de custos e aumento de produtividade pessoal dos empregados nas seguintes áreas:

  • Empregados têm acesso a informações mais sensíveis em tempo hábil, facilitando o processo de tomada de decisão.
  • A Intranet é muito barata para administrar.
  • A padronização na interface de usuário acelera o aprendizado do empregado.
  • A Intranet cria uma atmosfera de excitação. Os empregados são muito curiosos sobre a tecnologia e passam a sugerir novos usos.
  • No caso de empresas que publicam seus manuais, procedimentos, políticas, normas e catálogos na Intranet, há uma grande economia no uso de papel.
  • Os usuários vão querer acessar a Intranet mesmo quando estiverem fora do escritório da companhia. Isso pode resultar na adoção de mais uma tecnologia – a VPN, que é o uso da Internet como meio para interligar redes e que discutiremos em outro artigo.

Intranet não é somente para grandes corporações

Muitas companhias de menor porte estão seguindo o caminho trilhado pelas grandes corporações e usando a tecnologia de Intranet para resolver problemas de negócio. Recentemente atendi uma empresa de logística que encara sua Intranet como uma vantagem competitiva ao dar maior agilidade aos seus empregados e clientes. Dado o diferencial de negócios que a Intranet mostrou ser, a empresa não autoriza a divulgação de seu nome.

A empresa começou seu projeto de Intranet como um piloto. O objetivo era centralizar as informações necessárias aos empregados e automatizar os processos de atendimento ao cliente externo. Em vez de adotar um aplicativo proprietário, decidiu-se pelo uso desse projeto como campo de testes para a Intranet.

A Intranet foi desenvolvida internamente com nosso auxílio como consultor. Foi usado o IIS sobre Windows 2000 como servidor Web, protegido por Firewall da Sygate. A aplicação foi desenvolvida com ASP usando as linguagens de script VBScript e JavaScript. O banco de dados foi implementado com o Microsoft SQLServer 2000. Uma pessoa é o responsável por publicar o conteúdo, administrar o servidor e treinar os usuários. Há um desenvolvedor ASP que também faz o papel de administrador de banco de dados.

Foi usada uma versão personalizada do MaxWebPortal como plataforma básica para o desenvolvimento dos módulos específicos. Os demais módulos seguem o padrão de interface do portal e continuamos desenvolvendo módulos adicionais junto à equipe interna do cliente.

O que pode ser feito

Na empresa citada, há um importante indicador de desempenho que é o tempo médio para resolução de atendimento ao cliente. Essa informação era alimentada à mão em formulários pré-impressos e ao final do dia eram recolhidos e tabulados em uma planilha Excell e gerava-se um gráfico que era afixado aos quadros de anúncios e enviados às gerências.

Com a Intranet, todo esse processo é feito on-line. Os gerentes podem ver em tempo real quantos telefonemas abriram chamados, quantos foram atendidos, quais ações foram tomadas e quais estão pendentes e demandam sua ação.
A Intranet é uma ferramenta muito poderosa para a coleta e divulgação de informações em tempo real a todos os departamentos de uma empresa. A lista de possíveis aplicações é interminável.

Foi um sucesso

· A Intranet diminuiu significativamente em fluxo de informações em papel. A Intranet se tornou a fonte de informações sobre assuntos básicos para o atendimento ao cliente. Os empregados podem chegar a essas informações em qualquer hora ou lugar com o Browser.
· A tecnologia Web e o Browser forneceram uma plataforma comum que não requer atualização de hardware ou software no computador pessoal do cliente. Diferentemente dos sistemas proprietários que precisam ser instalados e atualizados em cada cliente, as novas versões são atualizadas em um único local: o servidor.
· Novos aplicativos podem ser desenvolvidos mais rapidamente e disponibilizados para um público maior usando a Intranet.

Qual a próxima etapa

A Intranet está deixando de ser apenas uma estrutura de apoio e colaboração on-line para se tornar uma efetiva plataforma de execução de aplicativos de negócio. O próximo módulo é o de Controle de Despesas de Empregados.

O CDE agilizará a prestação de contas dos empregados em viagens e pequenas despesas. Ao se determinar uma viagem a serviço, é criado um novo projeto e são enviadas mensagens a todos os setores envolvidos. Assim, são providenciadas as passagens, reservas em hotel, pagamento de diárias e de adiantamento. Cada empregado visita o site e registra suas despesas. Os gerentes visitam então o site para aprovar o relatório de despesas.

Esse processo hoje consome muito tempo dos envolvidos e pode gerar atritos entre as partes. Com sua implementação na Intranet os empregados vão economizar tempo que poderão usar para atender ainda melhor a seus clientes.

Posso aplicar esse caso em outra empresa

Mesmo companhias com um número pequeno de empregados podem se beneficiar da implementação de uma Intranet. Qualquer empresa que tenha empregados distribuídos geograficamente pode usar a Intranet para tornar possível a todos trabalhar com uma única base de conhecimentos consolidada. Não importa se os empregados estejam em escritórios diferentes em uma mesma cidade, ou em fábricas em diferentes estados ou países, a Intranet une as pessoas e enriquece a comunicação.

Autor: Marco Aurélio de Lima (maurelio@malima.com.br, http://www.malima.com.br)