Como negociar prioridades

Passamos boa parte de nosso tempo negociando formas para conseguir realizar todas as tarefas dentro do prazo. Por isso, seja com seu chefe, colega de trabalho ou cliente, é importante ter clareza do que é prioritário e deve ser feito, caso contrário tudo vira urgente e você acaba se perdendo. Negociar prioridades é essencial para a gestão do tempo.

Caso você seja uma pessoa que está tentando organizar o trabalho e cumprir a sua agenda, uma dica é não se desesperar, pois é possível se organizar e colocar as tarefas em dia.

Basta reservar um tempinho para se planejar e saber negociar as prioridades de seu dia, assim você conseguirá realizar as atividades dentro do prazo. Para auxiliar nisso, selecionei cinco formas de você negociar e estabelecer prioridades na sua vida.

  1. Tenha controle do seu dia – Não adianta querer priorizar se você não tiver um planejamento, são coisas ligadas, mas que acontecem em uma ordem. Primeiro eu preciso puxar da cabeça tudo que tenho para fazer, depois eu planejo isso nos próximos 3-5 dias e aí eu priorizo diariamente o que deve ser feito primeiro e depois. Se você não sabe o que deve fazer e ficar apenas recebendo e-mails ou lembranças te dando ordens do que fazer você não vai conseguir priorizar de forma eficaz.
  2. Antecipe ao máximo – Sempre que possível não espere a prioridade virar urgência para fazer. Quanto mais antecedência você tiver, mais flexibilidade terá na hora de definir o momento certo de execução. Adiar uma prioridade que tem prazo para um momento de melhor performance pessoal é super saudável, o problema é quando você tem de fazer a prioridade porque é o limite da entrega.
  3. Negocie prioridades antes de serem urgências – Se você sabe que algumas prioridades dependem de terceiros, não espere que eles lembrem da prioridade na ultima hora. Você não pode mudar o modo das pessoas se planejarem, mas o seu planejamento pode inferir na boa produtividade de toda a equipe. Pequenos e-mails de lembrete ou de oferecimento de ajuda ajudam a relembrar a tarefa.
  4. Negocie com seu chefe – Eu não aceito quando delego uma tarefa e a pessoa simplesmente retorna: “não dá para fazer”. Não dá por que? Quais as prioridades? É bem diferente quando eles chegam e falam: “eu estou com essas prioridades na semana, o que você acha que deve ser priorizado?”. O líder tem de saber o que é prioritário, juntos vocês podem negociar as prioridades e os prazos. Haverá dias que vai precisar de “tempo extra”, mas na maior parte dos casos deverá ser possível ajustar.
  5. Negocie com base no resultado – Caso tenha dúvidas do que deve ser priorizado, eu sugiro “elevar” o questionamento para as metas, momento, visão ou missão da empresa. Precisa aumentar o faturamento? Priorize as atividades de faturamento. Precisa aumentar a qualidade de serviço? Priorize o atendimento ao cliente. Priorizar significa dar uma ordem de execução, não esquecer a atividade, por isso, saber o momento certo de fazer se torna imprescindível nessa decisão.Caso você perceba que a sua agenda está ficando caótica com o excesso de prioridades, algo pode estar errado com a forma como tem planejado a sua vida.

Em alguns momentos, esse caos se torna inevitável, mas isso precisa ser passageiro, o que exige um período de dedicação para que tudo volte ao normal. O mais importante é saber usar o tempo com sabedoria.

O Autor: Christian Barbosa é o maior especialista no Brasil em administração de tempo e produtividade, é CEO da Triad OS.

Gerencie sua vida e viva melhor

Gerenciar o tempo é, na verdade, gerenciar sua vida. Precisamos decidir quais as nossas prioridades e alocar os recursos de acordo com nossa realidade. Gerencie sua vida e viva melhor.

Se ao longo da sua vida você teve por hábito acumular tarefas inacabadas, juntar papelada inútil em suas gavetas, atulhar sua mesa de trabalho, com projetos que foram abandonados e guarda magoas por problemas de relacionamento interpessoal mal resolvidos, eu diria que você tem sérios problemas relacionados ao acúmulo de lixo mental.

Gerencie sua vida

Saiba que os compromissos não concluídos consomem nossa energia mental, a qual poderia ser usada de forma útil e produtiva através da administração correta mente, começando pela faxina mental.

Ao ignorarmos o acúmulo de pequenas pendências acabamos por ter que lidar constantemente com muitos pequenos incêndios que geram crises constantes, que nos sobrecarregam de tarefas a realizar, e que nos transformam em ansiosos crônicos, com preocupação orientada para as incertezas futuras.

Posso dizer que eu também ainda não consegui me livrar totalmente desse mal, já que estamos no final de novembro de 2010, e percebo que acumulei bastante sujeira em minha mente; sendo assim, é chegada a hora de eu por mãos-a-obra e limpar a minha mente, finalizando, imediatamente, as tarefas pendentes mais urgentes e importantes.

Todo final de ano, costumamos prometer para nós mesmos, que no próximo ano tudo será diferente, que entraremos na academia para modelar nosso corpo, que nossa alimentação será mais saudável, que seremos capazes de manter nosso controle emocional diante de clientes desagradáveis, colegas chatos, subordinados reativos e sem comprometimento, além dos chefes autoritários e prepotentes, entretanto, entra ano, sai ano, e as coisas continuam quase do mesmo jeito, percebemos que pouca coisa mudou, e o pior de tudo, é que quando não conseguimos cumprir os acordos que firmamos com nós mesmos, o estresse aparece.

A tudo que resistimos persiste. É importante que tenhamos uma idéia clara acerca de quais sejam as nossas prioridades. O momento é agora! Sejamos, pois, generosos para com o futuro dando o melhor de nos no momento presente, e tudo ficará cada vez mais fácil e melhor em nossas vidas.

Aos invés de nos preocuparmos apenas em administrar o tempo, é melhor que comecemos a gerenciar nossa mente, e ocupar nosso precioso tempo nos policiando em relação aos nossos pensamentos, palavras e ações.

As pessoas ficam esgotadas pelos seguintes motivos

  • desperdício de energia, pela falta de iniciativa em fazer as coisas acontecerem através de comportamento proativo;
  • pelo excesso de tarefas inconcluidas;
  • falta de organização de lembretes de assuntos pendentes;
  • por deixarem de fazer um inventario completo em relação à hierarquia de relevância de seus objetivos e compromissos.

Viva Melhor

Ao me perguntar: Qual a relevância do meu trabalho para os mim e para as pessoas que me são importantes, e também para a sociedade? O que mais importa para mim? Porque eu estou neste planeta? Qual meu propósito de vida?

Eu começaria respondendo que a produtividade em meu trabalho é algo importante na medida em que consigo produzir mais com menos esforço, para assim, tornar-me um elemento útil para a sociedade.

Já, a motivação para o trabalho tende a aumentar, na medida em que aquilo que fazemos esteja alinhado com nossos valores e objetivos de vida. Tudo tende a melhorar na medida em que gostamos do que fazemos.

Parece-nos que a “vida de verdade”, esta sempre prestes a começar, e os obstáculos que aparecem a todo instante, cria em nós a ilusão de que as coisas ainda não aconteceram, que a nossa hora ainda não chegou, porque teria algo importante ainda por acontecer, por haverem tarefas que ainda não foram finalizadas, ou até por existirem dividas que não foram pagas.

Para que consigamos ter uma visão mais límpida em relação ao nosso desenvolvimento profissional e crescimento como ser humano, precisamos começar limpando nosso quarto de bagunças, local onde guardamos as coisas que um dia fizeram parte de nossas vidas e de nossos familiares, já que as bagunça no nosso espaço físico tem reflexos em nosso mundo mental.

Precisamos criar estratégias de desenvolvimento, pois, de nada adianta você ter um planejamento estratégico de vida e trabalho magníficos, se você não consegue sequer, limpar a edícula da sua casa ou o depósito da sua empresa.

A administração saudável de sua mente abrirá espaço para a criatividade que é o fator primordial para a quebra de paradigmas paralisantes. Devemos usar nossa inteligência emocional para conseguirmos manter relações humanas harmoniosas e salutares, para termos mais tempo livre com nossa família e amigos, enfim, para podermos ter melhor qualidade de vida, com menos ansiedade e estresse.

 

Sobre o Autor
Nelson Tanuma é palestrante, professor e escritor, há mais de 10 anos vem ministrando cursos e palestras pelo CIESP/FIESP, Fundação Bradesco, SEBRAE-SP, Universidade de Mogi das Cruzes, Universidade Corporativa da ACMC e organizações diversas, seus artigos são publicados periodicamente em 15 veículos de comunicacão: jornais, revistas, periódicos, portais e sites diversos