10 Principais Razões para Utilizar MS Project

10 Principais Razões para Utilizar MS Project

Com o decorrer dos anos, o MS Project tornou-se uma das principais ferramentas de gestão de projetos para usuários que desejam fazer a diferença no seu trabalho mediante o planejamento, gestão e comunicação eficazes das informações dos projetos.

O Microsoft Office Project fornece ferramentas de gestão de projetos robustas em conjunto com a combinação ideal de usabilidade, capacidade e flexibilidade, para que possa gerir os projetos diretamente a partir do seu computador. Seguem-se as principais razões para utilizar o Microsoft Project:

1. Estimativa e agendamento realistas.

A definição de expectativas realistas junto das equipes de projeto, gerência e clientes depende, muitas vezes, de uma estimativa hábil de agendas, necessidades de recursos e orçamentos. O MS Project não só ajuda a gerir o processo de criação de agendas cronológicas e de estimativas dos custos, como ainda ajuda a compreender o impacto que as alterações ou atrasos aplicados a tarefas específicas poderão exercer sobre o projecto como um todo.

2. Planeamento e gestão orientados.

O Guia de Projeto, uma ajuda de planejamento passo-a-passo interactiva, ajuda-o a dominar rapidamente o processo de gestão de projetos. Com o Guia de Projeto, você poderá definir novos projectos, gerir tarefas e recursos, controlar agendas e comunicar informações relacionadas com projetos com facilidade, para que possa tornar-se mais produtivo e efetivo.

3. Criação de relatórios e controles em tempo.

Melhore a exatidão e oportunidade da criação de relatórios escolhendo um dos relatórios personalizados, prontos a utilizar, listados. A criação de relatórios claros e simples permite-lhe informar a sua equipa e a gerência do estado do projeto de forma eficaz, e, ao mesmo tempo, controlar o andamento do projecto através de cálculos do valor estimado, do caminho crítico e de vários cálculos base.

4. Melhor atribuição de recursos.

Com o MS Project, você pode atribuir recursos a tarefas com facilidade e ajustar o respectivo método de atribuição para resolver conflitos e sobreatribuições. Desta forma, terá um maior controle e flexibilidade sobre a gestão dos recursos, agendas de projetos e custos.

5. Apresentação eficiente de informações do projeto.

Os gestores de projetos poderão apresentar as informações, rápida e facilmente, num vasto leque de formatos. Através de um novo assistente, poderá formatar e imprimir agendas numa única página com facilidade. Também poderá exportar facilmente os dados do projeto para o Microsoft Word, para obter documentos formais, para o Microsoft Excel, para obter gráficos ou folhas de cálculo personalizadas, para o Microsoft PowerPoint, para obter apresentações inovadoras, ou para o Microsoft Visio, para obter diagramas.

6. Integração de dados.

O MS Project pode ser facilmente integrado noutros programas do Microsoft Office System. Com algumas combinações de teclas, poderá converter listas de tarefas existentes em planos de projectos do Microsoft Office Excel e Microsoft Office Outlook®. Também é possível adicionar recursos a projetos a partir do serviço de directório Microsoft Active Directory® ou do livro de endereços do Microsoft Exchange Server.

7. Usabilidade melhorada.

Uma interface melhorada, consistente com as Edições do Microsoft Office, facilita a aprendizagem do MS Project e o acesso às ferramentas e funcionalidades de que necessita. As barras de ferramentas e menus intuitivos, assim como outras funcionalidades, permitem-lhe dominar rapidamente os conceitos fundamentais da gestão de projetos, mesmo que nunca tenha utilizado o Project antes.

8. Ajuda imediata.

O MS Project fornece um variado leque de ferramentas de ajuda, tanto para usuários principiantes como para experientes. O  MS Project inclui um mecanismo de busca de ajuda robusto, etiquetas inteligentes e assistentes, integrando ainda o acesso online, caso você tenha uma ligação à Internet, a cursos de formação, modelos, artigos, entre outros.

9. Personalização simples.

Um vasto leque de funcionalidades personalizáveis permitem adaptar o MS  Project de modo a refletir as necessidades específicas do projeto. Escolha um dos campos de apresentação personalizados listados que passam a fazer parte da agenda do projeto. Também pode modificar barras de ferramentas, fórmulas, indicadores gráficos e relatórios. Para ter acesso a uma flexibilidade acrescida, o formato de arquivo XML (Extensible Markup Language), o Microsoft Visual Basic® for Applications (VBA) e os suplementos COM (Component Object Model) facilitam a partilha de dados e a criação de soluções personalizadas.

10. Vasta comunidade de usuários e fornecedores de soluções.

O Microsoft Office Project possui uma vasta comunidade de usuários, assim como centenas de fornecedores altamente qualificados independentes especializados em soluções personalizadas, suplementos, consultoria e sessões de formação nas instalações do cliente. Através dos grupos de usuários e dos fornecedores de soluções, você poderá tirar o máximo proveito do investimento aplicado no MS Project.

Fonte: Microsoft

Autor: Marco Aurélio de Lima (maurelio@malima.com.br, http://www.malima.com.br)

Papéis em Gerência de Projetos

A Gerência de Projetos trata do planejamento e controle de projetos, garantindo que os objetivos sejam atingidos dentro do tempo e com os recursos determinados.

Gerenciar um projeto significa, resumidamente, planejar a sua execução antes de iniciá-la e, a seguir, acompanhar a sua execução, identificando e resolvendo conflitos e atividades críticas.

No planejamento do projeto são estabelecidos os objetivos, identificadas as tarefas a serem realizadas e o seu encadeamento baseado nos recursos necessários e disponíveis. O controle do projeto se dá pelo acompanhamento e avaliação do progresso e do desempenho através de um sistema ordenado preestabelecido, com as ações corretivas sendo tomadas sempre que necessárias.

As vantagens advindas de um projeto bem administrado se resumem, basicamente, em que a execução não diferirá significativamente do planejamento. E um bom planejamento implica que um projeto poderá ser executado em prazo e custo adequados e com a melhor qualidade possível.

Gerenciar Projetos é uma Tarefa Complexa

Coordenar o trabalho de pessoas de diversas áreas para o cumprimento de prazos, orçamento, lucratividade e especificações técnicas talvez seja mais trabalhoso, complexo e estressante do que o esperado.

Além de conseguir que as atividades previstas sejam realizadas conforme planejado, atacando sempre os desvios e retardos, o gerente precisa fazer um constante exercício de antecipação de futuras possibilidades de falha, para minimizar os desvios ao plano. A pressão para o cumprimento da meta é permanente. Se, durante a execução do projeto, ocorrem atrasos, estouro de orçamento, problemas técnicos, etc, a pressão pode atingir níveis estressantes.

Mesmo quando está “tudo em dia” não pode haver esmorecimento, pois fatos novos podem surgir (por exemplo, vindas da concorrência ou da legislação) e a situação pode ficar preta. Para piorar, a lei de Murphy encontra no ambiente de projetos o seu habitat natural. Por tudo isto, gerenciar projetos é uma tarefa para profissionais experientes e com um perfil adequado. Quando isto ocorre, eles “correm” com mais naturalidade.

De uma maneira ampla, podemos dizer que o processo de gerência de projetos se baseia nos seguintes pilares:

  • Estabelecimento da meta (objetivos + prazos + valores).
  • Estabelecimento do escopo (descrição de o que vai ser efetivamente produzido).
  • Divisão do projeto em etapas.
  • Em cada etapa são executados os seguintes processos gerenciais:
    • Inicialização
    • Planejamento
    • Execução
    • Controle
  • Encerramento

Os processos abrangem nove áreas de conhecimento:

  1. Escopo
  2. Tempo
  3. Custo
  4. Qualidade
  5. Integração
  6. Recursos humanos
  7. Suprimentos
  8. Comunicação
  9. Riscos.

Portanto, gerenciar um projeto é executar os processos gerenciais sobre as nove áreas de conhecimento, durante o seu ciclo de vida, para atingir a meta preestabelecida. Por estar inserido no ambiente da organização, muitas vezes o gerente do projeto necessita se envolver com áreas contíguas, tais como planejamento estratégico e gerenciamento da produção ou de operações rotineiras.

Sucesso e Meta

Chama-se meta do projeto ao seu objetivo gerencial, acrescido de um prazo e um custo. Este é um dos componentes para se medir o sucesso do projeto e deve ser definido tão cedo quanto possível. Geralmente o sucesso de um projeto é medido por:

  • Cliente satisfeito
  • Valores quantitativos (prazo, custo e qualidade) atingidos
  • Moral da equipe alto.

Para alguns tipos de projetos (marketing, transformação organizacional, construção, etc) a porção “valores quantitativos” da meta deve ser desdobrada, mostrando, por exemplo, quanto se pretende gastar por mês e por departamento. O cumprimento destas metas intermediárias passa a ser igualmente importante para garantir que a meta total seja atingida.

Escopo e Cronograma

O escopo do projeto (descrição do que vai ser feito) é o detalhamento do objetivo gerencial presente na descrição da meta e, geralmente, costuma ser representado pela EAP – Estrutura Analítica do Projeto. É a partir da análise dos níveis mais baixos da Estrutura de Divisão do Projeto (denominados “pacotes de trabalho”) que criamos o cronograma do projeto. Por exemplo, um nível da EDP pode ser “telhado” e o cronograma teria um conjunto de tarefas para que o telhado fosse construído.

Recursos Humanos

Visto que projetos são conduzidos por pessoas, aspectos como liderança, formação de equipes, motivação, conflitos, comunicações, etc, são importantes para um final de sucesso. Este é um dos aspectos da chamada “Gerência de Projetos Moderna”. O gerenciamento de recursos humanos é um dos componentes fundamentais da gerência de projetos. Embora os conceitos e técnicas sejam semelhantes aos encontrados na ciência geral da administração, eles devem ser implementados obedecendo às peculiaridades de gerenciamento de projetos, O sucesso dos projetos requer uma mistura adequada de habilidades técnicas, humanas e conceituais.

O Plano de Ação

Chamamos de Plano de Ação a um documento escrito contendo a estratégica para a execução do projeto. Nele estão presentes os conceitos mostrados anteriormente (meta, escopo, cronograma, etc). A confecção de um bom plano de ação é meio-caminho para o sucesso do projeto.

Gerência à vista

O acompanhamento do projeto é realizado pela utilização de técnicas diversas, tais como inspeção e reuniões. Um aspecto chave é a “gerência à vista”, pela qual se consegue mostrar, para todos os envolvidos, aspectos chaves do projeto. O meio físico geralmente é uma parede, onde são colocados os gráficos e tabelas de acompanhamento. A gerência à vista cria um clima de realismo e de desafio.

Os Papéis em um Projeto

O Cliente – O cliente é o principal personagem, por ser a razão da existência do empreendimento. Dentre os critérios de sucesso de um projeto, certamente “cliente satisfeito” é o principal.

O Gerente do Projeto – O gerente do projeto é o principal responsável pelo cumprimento da meta do projeto. Será através de sua positiva atuação que a equipe de execução conseguirá uma produtividade adequada, dentro de um ambiente de alto morai.

Alta Administração – As altas administrações, tanto do cliente como do executor, são peças importantes neste cenário por possuírem uma visão macro de suas empresas (missão, estratégia, políticas, etc). Elas participam quando do estabelecimento das metas do projeto e em momentos críticos do acompanhamento da execução do projeto.

A Equipe do Projeto – Projetos podem envolver desde uma única pessoa a milhares. Podem envolver um único setor de uma empresa ou podem cruzar as fronteiras organizacionais e podem também implicar parcerias entre organizações.

Fornecedores Externos – Sua importância reside no fato, muitas vezes, de serem responsáveis por parcelas significativas do projeto.

Os Vizinhos da Projeto – Chama-se de “vizinhos do projeto” a indivíduos ou organizações não diretamente ligados ao projeto, mas cujos interesses podem ser positiva ou negativamente afetados com o resultado da execução do projeto ou do seu término com sucesso. Alguns exemplos: sindicatos, ambientalistas, políticos, imprensa, etc. Portanto, os vizinhos são todos aqueles que podem, eventualmente, influir na evolução do projeto. Dependendo das circunstâncias, o gerente de projeto deve estar atento a estes personagens.

Autor: Marco Aurélio de Lima (maurelio@malima.com.br, http://www.malima.com.br)

 

Bibliografia

Gerência de Projetos de Softwares – Técnicas e Ferramentas

 

O que é um projeto, afinal?

Uma informação fundamental para o Gerenciamento de Projetos é a definição exata do termo Projeto. Muitas atividades que desempenhamos em nossas carreiras fazem parte de projetos, mas outras não podem ser tratadas com o mesmo enfoque. Afinal, o que é um projeto?

O que é um Projeto

A principal característica de um projeto é sua limitação no tempo: todo projeto tem um início e um fim. Não existe projeto com duração indeterminada ou que dure para sempre. Alguns são definidos a partir de uma data inicial, outros são guiados por uma data final, mas sempre uma dessas informações estará claramente definida.

Um projeto sempre tem objetivos claramente definidos e tangíveis. Esses objetivos podem incluir a construção de um prédio, o desenvolvimento de um sistema de computador, a realização de um evento. O projeto somente estará concluído quando seu produto ou serviço for produzido.

Um projeto também envolve um conjunto determinado de recursos humanos, financeiros e materiais que devem ser otimizados para atingir os objetivos dentro do prazo estipulado. Essa é a essência da Gerência de Projetos.

Assim, uma definição para projeto seria: “A utilização coordenada de recursos humanos, financeiros e materiais dentro de um período limitado de tempo para alcançar objetivos tangíveis e únicos”.

O que não é um Projeto

Tão importante quanto definir o que é um projeto, é saber o que não é um projeto: atividades rotineiras e de ciclo contínuo não podem ser encaradas como um projeto. Para entender isso, considere duas situações: a implantação de uma linha de produção e a produção diária dessa linha.

Implantação da Linha de Produção
Objetivos – Instalar uma nova linha de produção. Ao final das atividades teremos um resultado inédito, mesmo que já tenhamos outras linhas de produção.
Duração – Concluída após a produção piloto.
Recursos– Recursos são alocados e liberados e podem ser compartilhados ou mesmo usados parcialmente.

Produção Diária
Objetivos – Produzir um certo número de unidades de um produto a cada dia.
Duração – Não definida.
Recursos– Recursos são alocados de acordo com regras de demanda de mercado, de forma contínua.

Um projeto é definido por seus objetivos e os limites de tempo e recursos. Muitas vezes, essas informações não são tão claras e devido à grande variedade de projetos, alguns projetos terão semelhanças com processos rotineiros.

Além disso, há alguns processos rotineiros que costumam ser gerenciados através das técnicas de gerenciamento de projetos. Esse enfoque é chamado de gerenciamento por projetos e é aplicado em situações em que mesmo as atividades do dia-a-dia trazem surpresas, como na administração de redes de computador.

Categorias de Projetos

Há uma grande variedade categorias de projetos. Uma classificação proposta é a seguinte:

  • Administrativos (implantação de um novo sistema de pagamento).
  • Construção (construção de uma estrada, um viaduto, um edifício, um galpão).
  • Design (engenharia e arquitetura).
  • Desenvolvimento de software para computador.
  • Manutenção de equipamentos industriais (manutenção de um alto forno).
  • Eventos (organização de uma conferência, uma olimpíada).
  • Instalação de equipamentos (instalação de um servidor de redes, de um sistema telefônico em um prédio).
  • Desenvolvimento de novos produtos.
  • Pesquisas Médicas e Científicas.
  • Marketing (plano anual de vendas).

Essa classificação se baseia em parâmetros como tipo de mão-de-obra, grau de incerteza em relação ao que realmente se deseja produzir, pressão por prazos, nível de tecnologia, estabilidade do escopo que implica na possibilidade de alterações, nível de tecnologia e pressão do fator custo.

Gerenciamento de Projetos

A Gerência de Projetos (ou Gerenciamento de Projetos) é um ramo das Ciências Gerenciais que trata do planejamento e controle de projetos.

Gerenciar um projeto significa, resumidamente, planejar a sua execução antes de iniciá-la e, a seguir, acompanhar a sua execução. No planejamento do projeto são estabelecidos a meta, o escopo, a identificação das tarefas a serem realizadas e o seu seqüienciamento baseado nos recursos necessários e disponíveis. O controle do projeto, no sentido moderno do termo, significa a medição do progresso e do desempenho através de um sistema ordenado preestabelecido. Ações corretivas são tomadas sempre que necessárias.

As vantagens advindas de um projeto bem administrado se resumem, basicamente, em que a execução não diferirá significativamente do planejamento. E um bom planejamento implica que um projeto poderá ser executado em prazo e custo adequados e com a melhor qualidade possível.

Autor: Marco Aurélio de Lima (maurelio@malima.com.br, http://www.malima.com.br)

Bibliografia
PMI Standards Committee, “A Guide To The Project Management Body of Knowledge”, 1996, Project Management Institute, USA, p.4-8.

Youker, Robert, “Tbc Difference Between Different Types of Projects”, Preceedings of the 3û’ Anual Symposyum of PMl, 1999.

Verma, V.K. “Tbc Human Aspects of Project Management – Organizing Projects for Success”, 1995, PMI, USA, p.15-43.